「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

株式会社オフィスジャパン（以下、「当社」という）は、「個人情報の保護に関する法律」（以下、「法」という）、「JIS Q15001：2017」に基づき、以下の事項を公表いたします。

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的及び当社が保有する個人情報の利用目的は、次のとおりです。
当社への採用選考を希望される方に関する個人情報
  • 最適な採用判断のため
  • 面接の連絡及び結果通知のため
  • 情報開示・訂正・削除時の本人確認のため
社員に関する個人情報
  • 社内業務管理
  • 人事管理
  • 教育、研修等の実施・管理
  • 社会保険に関する手続き・管理（健康診断の手続含む）
  • 賃金に関する手続き・管理
  • 法律上要求される諸手続き
  • 情報開示・訂正・削除時の本人確認のため
お問い合わせに関する個人情報
  • お問い合わせに対する回答
  • 資料発送、営業訪問時の所在地確認
  • 情報開示・訂正・削除時の本人確認のため
受託業務に関する個人情報
（受託業務のため、開示対象個人情報ではありません）
  • 契約上のサービス提供の履行

※顧客及びその他の本人から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させて頂きます。それ以外で個人情報を直接取得する場合、又は間接的に取得する場合は、上記の利用目的の制限の範囲内で取扱わせて頂きます。

2.安全管理措置

個人データの適正な取扱いの確保のため、「JIS Q 15001:2017 個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に基づき個人情報保護マネジメントシステムを構築し、PDCAにより個人情報の安全対策に努めています。上記の目的を達するために、以下の措置を講じています。
  • 個人情報・個人データの適正な取り扱いのため、法令及びガイドラインなどが定める各対応を実施するに当たっての基本方針の策定
  • 取得・利用・保存・提供・削除・廃棄などの各対応及び責任者と役割を定めた各種規定の策定
  • 個人情報保護管理者の設置、個人データを取り扱う従業員及び取り扱い個人データの範囲の明確化、法及び規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制の整備、取り扱い状況に関する定期点検などの組織的安全管理措置
  • 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に定める他、個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施するなどの人的安全管理措置
  • 個人データを取り扱う区域において、従業員の入退出管理、持ち込み機器の制限、個人データを取り扱う機器及び電子媒体・書類の盗難・紛失などを防止するための持ち出し制限・管理などの物理的安全管理措置
  • 個人データを取り扱う情報システムに対する外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入し、常に見直すとともに、情報システムにはアクセス制限を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベースなどの範囲を限定するなどの技術的安全管理措置

3.個人情報の第三者提供について

当社は、顧客及びその他の本人より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめ顧客及びその他の本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4.開示等の求めに応じる手続き

  • 【開示等の求めの申し出先】
    〒152-0002　東京都目黒区目黒本町4-16-7　サンワールドビル
    担当：個人情報保護管理者  小林 広明
    電話番号：03-3792-6666
  • 【開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式】
    開示等の求めを行う場合は、当社指定の様式を以下からダウンロードしていただき、所定の事項を全てご記入の上、本人確認書類とともにご郵送ください。
    「個人情報開示等請求書」（PDF）
  • 【本人確認書類】
    A.本人による申請の場合本人の運転免許証、旅券（パスポート）、健康保険証、年金手帳、その他本人を証明するもののコピー
    B.代理人による申請の場合本人からの委任状又は本人との関係を証明する書類（戸籍謄抄本）
    代理人の運転免許証、旅券（パスポート）、健康保険証、年金手帳、その他代理人を証明するもののコピー
    ※上記本人確認書類の中で「本籍地」が明記されている場合は、「本籍地」を黒く塗りつぶし判読できない状態にしてご郵送ください。
  • 【手数料及びお支払方法（個人情報開示申請／利用目的通知申請の場合のみ）】
    各申請のうち、個人情報開示申請／利用目的通知申請を行う場合には、1つの申請につき、手数料として500円（税込）を徴収させていただきます。
    個人情報開示等請求書を当社へ郵送する際に、手数料500円分の切手をご同封ください。
    ※手数料が不足していた場合、その旨をご連絡いたします。連絡後1週間を経過しても手数料をお支払いいただけない場合、ご請求は無効とさせていただきます。
  • 【回答方法】
    申請者ご本人に対して、速やかにメール、郵便、電話により回答いたします。
    なお、手数料の未払い、本人確認ができない等、開示等に対応できない場合は、その旨と理由をご連絡いたします。

5.16歳未満のお客様へのお願い

16歳未満のお客様が個人情報を当社にご提供される場合は、保護者の方の同意のもとにご提供くださるようお願いいたします。

6.「問合せ・苦情」の受付窓口に関する事項

当社の個人情報に関する問合せ・苦情については、下記までお申し出ください。
【お問い合わせ窓口】
株式会社オフィスジャパン
TEL:03-3792-6666　FAX:03-5704-6660
E-mail:info@officejapan.tv
担当:個人情報保護管理者  小林 広明
※直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
なお、当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
【名称】一般財団法人日本情報経済社会推進協会　認定個人情報保護団体事務局
【住所】〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
【電話番号】0120-700-779

制定日：2008年2月1日
改定日：2023年6月1日

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